Tutorial Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang ERZAP ERP

Membuat Pemesanan Barang (PO)

Pembuatan Data Pemesanan Barang (PO) dapat melalui menu Pembelian, pilih menu Pemesanan Barang (PO), lalu klik Buat Baru.

Baca juga: Tutorial Purchase Order (PO) pada ERZAP

Berikut adalah halaman Pembuatan Pemesanan Barang. Lengkapi kolom-kolom berikut:

• Supplier
• Outlet Pemesan
• Untuk Gudang

Kemudian inputkan Barcode - Nama Barang - Kode Ref dari barang yang ingin dipesan serta inputkan Jumlah yang dipesan.

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data Pemesanan Barang.

Lalu muncul Surat Pemesanan seperti gambar di bawah ini. Untuk mengajukan approval, klik tombol Ajukan Approval.

Akan muncul pop-up halaman Approval: Pemesanan Barang. Tentukan:

• Prioritas pengajuan
• Catatan Pengajuan

Kemudian klik Kirim Pengajuan.

Proses Approval Modul Pemesanan Barang

Setiap kali Pemohon melakukan pengajuan dari Pemesanan Barang, Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval Pemesanan Barang.

Email tersebut berisikan informasi untuk meninjau Approval Pemesanan Barang dari pemohon beserta:

• Rincian permohonan
• Kode Pemesanan
• Total Faktur

Anda dapat menekan tombol Lihat Transaksi atau Proses Approval untuk memproses Approval Pemesanan Barang.

Catatan:
Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator, pilih menu Approval, lalu klik Proses Approval.

Ada 2 metode untuk Proses Approval Modul Pemesanan Barang:

2.1 Melalui Surat Pemesanan

Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi pada Email Permohonan Persetujuan / Approval Pemesanan Barang dan Anda akan diarahkan ke halaman Surat Pemesanan.

Klik tombol Proses Approval.

Lalu akan muncul pop-up Approval: Pemesanan Barang. Pada pop-up ini Anda dapat mengubah status permohonan dengan klik salah satu tombol berikut:

• Setujui — mengubah status menjadi Telah Disetujui
• Tolak — mengubah status menjadi Ditolak
• Revisi — mengubah status menjadi Revisi

2.2 Melalui Menu Proses Approval

Anda dapat klik tombol Proses Approval pada Email Permohonan Persetujuan / Approval Pemesanan Barang dan Anda akan diarahkan ke halaman Daftar Permohonan Approval.

Anda dapat mengubah status permohonan dengan klik salah satu tombol berikut:

• Setujui — mengubah status menjadi Telah Disetujui
• Tolak — mengubah status menjadi Ditolak
• Revisi — mengubah status menjadi Revisi

Finalisasi Persetujuan Approval dari Approver

Approver akan memfinalisasi permohonan approval dengan klik salah satu tombol Setujui, Tolak, atau Revisi.

3.1 Telah Disetujui

Klik tombol Setujui pada Proses Approval.

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda dapat memberikan Catatan jika dibutuhkan, lalu klik Proses.

Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval telah Disetujui beserta informasi Catatan dari Approver. Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi atau Download PDF untuk melihat Surat Pemesanan.

Klik Lihat Transaksi dan pada Surat Pemesanan, status dari permohonan tersebut menjadi Permohonan Disetujui.

Catatan:
Anda dapat klik tombol "Permohonan Disetujui" untuk mengetahui Nama Approver

3.2 Tidak Disetujui

Klik tombol Tolak pada Proses Approval.

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda WAJIB memberikan Catatan, lalu klik Proses.

Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Tidak Disetujui beserta informasi Catatan dari Approver. Anda dapat klik tombol Lihat Transaksi atau Download PDF untuk melihat Surat Pemesanan.

Klik Lihat Transaksi dan pada Surat Pemesanan, status dari permohonan tersebut menjadi Ditolak dan muncul bahwa Pemesanan Barang yang diajukan oleh Pemohon TIDAK VALID karena ditolak oleh Approver.

Catatan:
Anda dapat klik tombol "Tinjau Penolakan" untuk mengetahui Nama Approver serta Catatan Penolakan.

3.3 Revisi

Klik tombol Revisi pada Proses Approval.

Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda WAJIB memberikan Catatan, lalu klik Proses.

Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Revisi beserta informasi Catatan dari Approver. Anda dapat klik tombol Edit Transaksi untuk mengubah Data Pemesanan atau Download PDF untuk melihat Surat Pemesanan.

Klik Edit Transaksi dan Anda akan diarahkan ke halaman Perubahan Data Pemesanan. Pemohon WAJIB klik tombol Konfirmasi Revisi untuk dapat mengubah data pemesanan.

Lalu muncul pop-up Approval: Pemesanan Barang berisikan informasi permohonan dicek oleh Approver dan perlu revisi dengan catatan dari Approver. Kemudian Pemohon klik Konfirmasi.

Pemohon dapat melakukan revisi sesuai dengan Catatan dari Approver. Status Permohonan menjadi Sedang Direvisi.

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data Pemesanan Barang.

Lalu muncul Surat Pemesanan setelah dilakukan revisi oleh Pemohon. Pemohon dapat mengajukan approval kembali dengan klik tombol Ajukan Approval.

Permohonan Approval Modul Lainnya

Berikut adalah tutorial Permohonan Approval untuk modul-modul lainnya:

1. Permohonan Approval Modul Permintaan Barang
2. Permohonan Approval Hutang Pembelian & Servis
3. Permohonan Approval Hutang Lain
4. Permohonan Approval Beban
5. Permohonan Approval Kas Keluar
6. Permohonan Approval Penarikan Prive

FAQ - Pertanyaan Umum Approval Pemesanan Barang

Q: Apa yang terjadi jika pengajuan approval ditolak?

A: Jika approval ditolak, status Pemesanan Barang menjadi "TIDAK VALID" dan Pemohon akan menerima notifikasi email berisi alasan penolakan dari Approver. Pemohon dapat membuat pengajuan baru setelah meninjau catatan penolakan.

Q: Bisakah pemohon mengubah data setelah mengajukan approval?

A: Data dapat diubah jika status masih "Revisi". Pemohon harus klik "Konfirmasi Revisi" terlebih dahulu sebelum dapat mengubah data sesuai catatan dari Approver. Setelah perubahan selesai, pemohon dapat mengajukan approval kembali.

Q: Apa perbedaan antara status "Ditolak" dan "Revisi"?

A: "Ditolak" berarti permohonan tidak disetujui dan Pemesanan Barang menjadi tidak valid. "Revisi" berarti Approver meminta perubahan data tertentu. Pemohon dapat melakukan perubahan dan mengajukan kembali pada status Revisi, namun tidak bisa pada status Ditolak.

Kesimpulan

Sekian tutorial Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang ERZAP ERP. Dengan fitur approval yang terstruktur, Anda dapat mengontrol setiap pengajuan pemesanan barang dengan lebih efisien. Silakan hubungi PIC Anda masing-masing untuk informasi lebih lanjut. Selamat mencoba dan gunakan fitur ini untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas bisnis Anda!